Notes on the purchasing process for FF&E in the Latin American hospitality market

Notas sobre el suministro de mobiliario y equipamiento (FF&E) en el mercado de la hospitalidad de América Latina y el Caribe

La planificación y ejecución del suministro de mobiliario y equipamiento para un proyecto de hotelería es en si misma una tarea sumamente compleja; una vez concluida la fase de diseño es necesario codificar cada uno de los objetos que componen el hotel, clasificarlos según su tipología (equipamiento operativo, mobiliario, iluminación, etc…) establecer una especificación precisa seleccionando un fabricante, un modelo y un acabado para cada uno de los objetos (además de todas sus características técnicas), re-clasificar y agrupar todo por fabricante o proveedor, cotizar y analizar las distintas ofertas, elaborar órdenes de compra para cada proveedor, generar los respectivos pagos, efectuar controles de calidad, supervisar la transportación, desaduanizar, desempacar, inspeccionar y canalizar cada objeto a su ubicación final y finalmente hacer la entrega formal del proyecto a la propiedad.

Hoy en día este intrincado proceso se ha globalizado de tal suerte que sería raro encontrar todos los productos necesarios en un solo país. Ello implica nuevas metodologías de trabajo y convierte a la Logística en una actividad fundamental para este y muchos otros mercados. Prueba de ello es que las universidades comienzar a formar profesionistas especializados en esta disciplina.

En comparación con otras partes del mundo, la planificación y ejecución del FF&E tiene características y retos particulares en los países de America Latina y el Caribe. Estos están dictados por la cultura empresarial y la idiosincrasia locales que influyen en los distintos procesos burocráticos y en las prácticas comerciales propias de cada país. Desde el punto de vista técnico, las distintas especificaciones de proyecto pueden requerir adicionalmente una adaptación al entorno local, también llamada tropicalización, consistente en modificar las características de ciertos materiales o procesos constructivos para adaptarlos a los procesos y materiales disponibles localmente o incluso a los factores climáticos que pueden afectar adversamente determinados materiales (ej. usar aluminio en vez de hierro para evitar la corrosión en climas tropicales).

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En comparación con otras partes del mundo, la planificación y ejecución del FF&E tiene características y retos particulares en los países de America Latina y el Caribe.

Existen sin embargo factores que trascienden fronteras y que son comunes a cualquier proyecto enfocado a la hospitalidad en cualquier país. Estos factores fundamentales en el proceso de suministro del FF&E hotelero son propios de esta industria y no coinciden con los procesos seguidos en la industria de los Bienes Raices o de la Construcción en general. El proyecto hotelero implica fases y procesos adicionales, con sus respectivos consultores y los costos asociados a ellos.
En Latinoamérica y el Caribe muchos de los inversionistas hoteleros tienen como antecedente el haber desarrollado sus negocios dentro de los Bienes Raíces o la Construcción, por lo que generalmente cuentan con equipos de Gestión de Compras y de Diseño dentro de sus mismas empresas. Pero el hecho es que los suministros para la industria hotelera son muy distintos con respecto al proceso de compras de una construcción o de un desarrollo inmobiliario, y la falta de reconocimiento de este hecho fundamental acarrea frecuentemente problemas a los desarrolladores que se traducen principalmente en retrasos, sobrecostos y una calidad insuficiente.

El desconocimiento de quienes son los proveedores más calificados para suministrar productos con los estándares requeridos en la hotelería o una falta de experiencia en logística y transportación internacionales pueden implicar retrasos que en el peor de los casos llevan a una apertura tardía del hotel, con las desastrosas consecuencias que ello representa para la inversión.
 Por otro lado, el conocimiento desarrollado por un equipo especializado en la gestión de proyectos hoteleros le permite intuir qué productos estan siendo ofertados a un precio razonable, de manera que no se tiene que llegar al final del proceso de cotización de todo el proyecto para caer en cuenta de que este ha rebasado lo planeado y entonces llevar a cabo una ingeniería de valor lenta y costosa. Claramente un presupuesto que rebasa los límites planeados para la inversión ultimadamente trastoca los resultados financieros del proyecto.
Finalmente, un desconocimiento de los estándares hoteleros relativos a la calidad y características de los distintos productos que componen un proyecto de este tipo se traduce generalmente en calidades inadecuadas que, cuando exceden lo requerido por el tipo de hotel en cuestión se traduce en sobrecostos, y cuando son inferiores al mínimo requerido se convierten en problemas de mantenimiento y una vida más corta de lo planeado para el inmueble.
En resumen, un adecuado proceso de suministros llevado a cabo por un equipo especializado en el mercado de la hospitalidad se traduce siempre en menos errores, menos sobrecostos, menos retrasos y en un valor agregado que abona al éxito del proyecto.

Design Positif, Marzo 2015

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